بسم الله الرحمن الرحیم
مدیریت زمان و برنامه ریزی
یکی از مهم ترین مهارتهایی که هر طلبه و محصلی بلکه هر انسانی به آن نیازمند است مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان است. با این موضوع کتابهای متعددی نوشته و چاپ شده که با روشهای مختلفی که عموما برپایه روانشناسی استوار است سعی در تحریک شما و ایجاد انگیزه دارد. چراکه از مهم ترین عوامل اتلاف وقت بی ارادگی، ضعف و سر در گمی در شناخت هدف و نبود انگیزه کافی است. البته آنچه در این کتابها آمده برای شما اهداف جدی و حقیقی ترسیم نمیکند بلکه برپایه تلقین کاذب و اهداف غیر واقعی استوار است. از عوامل دیگر اتلاف وقت که بسیار شایع است عدم توجه به حفظ سلامتی و بیماری است. البته بحث ما در اینجا بررسی عوامل اتلاف وقت نیست. ما فقط میخواهیم به طور ویژه به یکی از عوامل مهم اتلاف وقت یعنی عدم برنامه ریزی و همینطور آموزش روشی ساده و سریع برای تنظیم یک برنامه خوب و موفق بپردازیم.
میتوان گفت که هر 10 دقیقه وقت گذاشتن برای تنظیم یک برنامه خوب و متعادل معادل چند ساعت بازدهی و پیش گیری از اتلاف وقت و انرژی برای ما به دنبال خواهد داشت. چون میدانستیم شما مثل همیشه شش ماهه دنیا آمدید و سریع میخواهید ظرف چند دقیقه همه چیز را برایتان بازگو کنیم آنقدر چکیده و ساندویچی نوشتیم که این مطلب را می توانید تنها در یک برگه پشت و رو چاپ کنید. البته اصلا فراموش نکردیم که اگر حرف اضافه نزدیم حرف های مهم را هم نباید حذف کنیم. اصول ساده و هشت گانه ما به این ترتیب است:
اصل قرار است چکار کنم؟)
ابتدا خوب فکر کنید ببینید در هر سال، ماه، هفته و روز قرار است به چه اهدافی دست یابید و برای دستیابی به اهداف خود روزانه و ماهانه چه کارهایی را بایستی انجام دهید. برای طراحی یک برنامه روزانه خوب ابتدا باید اهداف و برنامههای بلند مدت خود را مشخص کرده باشید. چرا که هر روز که میگذرد قرار است شما را به همان هدفی نزدیک کند که برای رسیدن به آن تمام این روزها را تلاش خواهید کرد و آنها را پشت سر خواهید گذاشت.
اصل اولویت بندی)
کارهای شما به هر میزان که نقش جدی تری در موفقیت شما و دستیابی به اهدافتان داشته باشد اولویت مهم تری دارد. به طور متوسط میتوان کارها را براساس میزان اهمیت و اولویت زمانی به چهار دسته تقسیم کرد.
مهم و ضروری: اولویت بیشتر هم از لحاظ اثر گذاری هم از لحاظ فرصت انجام.
مهم و غیر ضروری: کارهای اثر گذار با فرصت بیشتر.
غیر مهم و ضروری: کارهای کم اثرتری که اگر اکنون انجام نشوند فرصت آنها میگذرد.
غیر مهم و غیر ضروری: کارهای با اثر کمتر که فرصت برای انجام آنها وجود دارد.
کارهای بیهوده: کارهایی که نه تنها برای شما سودی ندارند بلکه مانع جدی رسیدن شما به برنامههای اصلیتان خواهد بود.
قانون سطل آب:
اهمیت اولویت بندی با این مثال به خوبی روشن میشود. فرض کنید ما چند توپ هفت سنگ، چند توپ شیطونک، چند تیله کوچک، مقداری ماسه و مقداری آب در اختیار داریم. مشخص است که اگر آنها را از آخر درون سطل بریزیم احتمال آنکه جایی برای اولیها باقی بماند بسیار کم است. پس معقول آن است که ما سطل را با همان ترتیبی که ذکر شد پر کنیم تا فضاهای خالی بین توپها هفت سنگ توسط توپ شیطونکها و فضای میان آنها توسط تیلهها و فضای باقیمانده هم با ماسه و سپس آب پر شود.
اصل 20 ـ 80)
این اصل به ما میگوید که به طور معمول 80 درصد از موفقیتهای ما تنها حاصل 20 درصد از کارهای ما است و 80 درصد کارهایی که انجام میدهیم تنها 20 درصد در موفقیت ما موثر است. این اصل به خوبی نشان میدهد که بسیاری از کارهای روزمره ما اهمیت چندانی ندارند. ما باید همان 20 درصد اثر گذار را کشف و تقویت کنیم تا به ازای هر 20 درصد از آن 80 درصد بر موفقیت خود بیافزاییم.
اصل برنامه ریزی معکوس)
برنامه ریزی ما میبایست متناسب با توانمندی ما باشد تا قابل اجرا شود. برای کشف تواناییهای خود ابتدا لازم است براساس شناخت نسبی که از خود داریم برای یک هفته برنامهریزی کنیم و در عمل ببینیم تا چه حد می توانیم از عهده برنامه خود برآییم. میانگین عملکرد ما در طول یک هفته برای هر برنامه معیار برنامه ریزی هفته آینده قرار خواهد گرفت و هفته بعد را براساس عملکرد خود که همان توانمندی حقیقی ماست برنامه ریزی خواهیم کرد.
اصل شیب ملایم)
برنامه شما یک جنبه آرمانی و یک جنبه حقیقی دارد. در اصل قبل روش انجام برنامه ریزی حقیقی را مطرح کردیم. اصل شیب ملایم به ما کمک میکند تا برنامه ما راکد نبوده و در خود دارای پیشرفت و امکان دستیابی به برنامه آرمانی باشد. بر اساس این اصل ما هر روز نسبت به روز قبل یک مقدار ملایم و نا محسوس به برنامه خود اضافه میکنیم. بعنوان مثال اگر روزی 8 ساعت میخوابیم و میخواهیم آن را به روی 6 ساعت برسانیم که جنبه مطلوب و آرمانی ماست باید روزی 2 تا 3 دقیقه از خواب خود کم کنیم تا در دراز مدت از 8 ساعت خواب به 6 ساعت خواب برسیم چراکه تحول ناگهانی ناپایدار است.
اصل ثابتها و متغیرها)
علاوه بر رعایت اولویتها در برنامهریزی باید هنگام وارد کردن هر اولویت به جدول برنامهها به اصل ثابت با متغیر بودن آن دقت کنیم و پس از آنکه ابتدا ثابتها را وارد برنامه کردیم بدنبال جای مناسبی برای متغیرها بگردیم. بعنوان مثال اگر نماز و مطالعه هر دو مهم و ضروری هستند ما در برنامه ابتدا ساعت نماز را که مشخص و ثابت است پر میکنیم و سپس در جای باقی مانده ساعت مناسبی برای مطالعه پیدا میکنیم.
اصل انعطلاف پذیری)
برنامه شما از دو جهت میبایست برنامه شما منعطف باشد. اول اینکه همیشه کارهای باقیمانده را که در اولویتهای بعدی هستند و در برنامه جا نشدهاند در لیست انتظار داشته باشید و به محض لغو شدن ناگهانی یک برنامه آن را جایگزین کرده و انجام دهید و اجازه ندهید وقت شما به هدر برود. برعکس اگر کاری برای شما به طور ناگهانی پیش آمد که برنامه اصلی شما را لغو کرد آن را در جدول با اولویتهای پایینتر جایگزین کنید و اولویت پایینتر را خارج کنید تا کار دارای اولویت شما در همان روز انجام شود. اجازه ندهید کارهای عقی افتاده به روز بعد سرایت کنند و در صورتی که چارهای ندارید حداکثر تا آخر هفته آن را انجام دهید و هرگز اجازه ندهید تا به برنامه هفته بعد سرایت یابد.
اصل انعطاف پذیری اصل مهم دیگری را در پی خواهد داشت و آن اصل پایداری است. یک برنامه منعطف این ویژگی را دارد که در شرایط مختلف برنامه های مهم آن جای خود را می یابد و مثلا با تغییر ساعات کلاس شما ساعات مطالعه شما لطمه نمی خورد. به معنای دیگر فورا جای جدید خود را می یابد و البته این به آمادگی کامل شما بستگی دارد.
اصل نظارت و ارزیابی)
در پایان هر روز برنامه خود را ارزیابی کنید و ببینید چقدر در عمل به برنامهها موفق بودهاید. آنها را با روزهای قبل مقایسه کنید و علت پیشرفت یا ضعف خود را کشف کنید و سعی کنید با تاکید بر نقاط قوت نقاط ضعف را از میان ببرید. همین کار را برای هفته ها هم انجام دهید و جمع بندی عملکرد هر هفته را با هفتههای قبل مقایسه کنید تا خود را بهتر بشناسید و مسیر روشنتری از پیشرفت خود به دست آورید.
با همین چند اصل ساده خواهید توانست یک برنامه ریزی خوب و موفق داشته باشید. چیزی که سالهاست ما به آن عمل کرده و به دیگران آموزش دادهایم و نتایج موفق آن را مشاهده نمودیم.
حق نشر : برای گروه علمی و فرهنگی قانتون محفوظ است.